4. Kwaliteit is de drijfveer van LUCA

Het voordeel van EVA-OPO is de koppeling met het associatiebrede onderwijs-en studenten administratief systeem zodat het robuust, automatisch en gevalideerd verloopt. Een nadeel is dat wijzigingen niet snel doorgevoerd kunnen worden (zoals de publicatiedatum) en dat de tool vanwege zijn administratieve achtergrond niet zo aantrekkelijk en gebruiksvriendelijk oogt. Bovendien is deze statistische tool niet geschikt voor bevragingen met minder dan tien respondenten.

Om ook feedback te verzamelen voor opleidingsonderdelen met kleine studentenaantallen hanteert LUCA andere laagdrempeligere manieren om studentenbevragingen uit te voeren zoals:

• Padlets, een soort online prikborden waar studenten ook anoniem kunnen reageren op enkele vragen.
• MS Forms die de docent via het online leerplatform Toledo kan opstellen voor een kort kwalitatief onderzoek.
• Focusgesprekken als alternatief voor enquêtes. De Dienst Onderwijs & Kwaliteitszorg schreef hiervoor een helder stappenplan. Dat beschrijft hoe de feedback op een respectvolle manier gevraagd en gegeven wordt en hoe met de resultaten omgegaan wordt.

De in 2018 opgerichte LUCA-brede werkgroep cijfers heeft als doel om opleidingen, diensten en beleid te ondersteunen met cijfermateriaal en analyses. Ze doet dit door enerzijds het beheren en optimaliseren van databronnen, en anderzijds door het op gerichte tijdstippen analyseren en verspreiden van cijfermateriaal. Doorheen de jaren zijn de databronnen gegroeid en omvatten onder meer de inschrijvingscijfers, de cijfers van de artistieke toelatingsproeven, een cohorte-analyse, alumnibevragingen, …

LUCA doet verder beroep op (onderwijskundige) analyses uitgevoerd door werkgroepen en data-analisten binnen KU Leuven en de Associatie KU Leuven. Deze voerden in het verleden al herhaaldelijk onderzoek naar studievoortgang, studiekeuze, studiesucces bij heroriëntering, verderstuderen…

In de praktijk merken we dat opleidingen nog te vaak op buikgevoel afgaan en niet altijd even consequent de aangereikte rapporten bij de hand nemen. Om in de toekomst nog gerichter vanuit cijfermateriaal beleidsmatig te kunnen sturen, besliste LUCA om vanaf academiejaar 2023-2024 de werkgroep cijfers jaarlijks een specifiek thema te laten onderzoeken. De uitkomst van deze extra analyses hebben als doel om de besprekingen in onder meer de commissie onderwijs en andere organen te voeden. Voor het academiejaar 2023-2024 koos LUCA als thema: ‘cijfers die nuttig zijn voor KOPERA-panels’. Dit vanuit de behoefte om objectievere data aan panels te kunnen voorleggen. Voor een volgend academiejaar is het plan om studievoortgang meer in detail te meten en te analyseren.

Omdat deze KPI’s, zoals LUCA die wil hanteren, geen targets (mogen) zijn, worden ze niet expliciet binnen de organisatie gecommuniceerd. Opleidingen, onderzoekseenheden en diensten moeten hun acties bepalen in functie van de inhoud en de filosofie van het beleidsplan, en niet in functie van bepaalde streefwaarden. Dit belet niet dat we op centraal niveau de acties gepresenteerd op de beleids- en budgetcommissie (BBC) achteraf analyseren in functie van hun link met strategische doelstellingen of ‘sustainable development goals’ (SDG’s) van de Verenigde Naties (die een referentiekader zijn voor de grondhouding). (zie 3.2.1 voor uitleg over de BBC-werking)

Het panel dat de KOPERA-bezoeken aflegt en de groeikansen formuleert in het KOPERA-rapport bestaat doorgaans uit vijf leden, allen extern aan de opleiding, met de volgende deskundigheden:

• Een vakdeskundige die zelf onderwijs verzorgt in een zelfde of aanverwante opleiding met dezelfde oriëntatie en die bijdraagt aan de ontwikkelingen van de beroepspraktijk, de discipline of het vakgebied; dit panellid heeft bij voorkeur tevens ervaring met audits of het beoordelen van opleidingen;
• Een werkveldvertegenwoordiger die een goed overzicht heeft van de eisen die het kunst- en/of werkveld stelt aan de afgestudeerden;
• Een onderwijsdeskundige die ervaring heeft met het geven, ontwikkelen of ondersteunen van hoger onderwijs; het kan ook dit panellid zijn dat ervaring heeft met audits;
• Twee studenten die een bachelor- of masteropleiding volgen of gevolgd hebben binnen of buiten LUCA. Studenten die niet meer studeren op het moment dat het panel wordt samengesteld, mogen niet langer dan één jaar eerder afgestudeerd zijn. Student-panelleden kunnen niet afkomstig zijn uit een opleiding die voorwerp is van de betreffende KOPERA-oefening.

Bij de samenstelling waakt het directiecomité over de aanwezigheid van internationale expertise, het genderevenwicht en andere diversiteitsaspecten. Alle panelleden moeten voldoen aan de onafhankelijkheidscriteria en zijn op moment van samenstelling van het panel ten minste drie jaar niet meer verbonden geweest aan LUCA via een betalende opdracht of als regelmatig geconsulteerde expert uit het werkveld of vakgebied.

Het sluitstuk van KOPERA is de uiteindelijke borging van de opleidingskwaliteit. De kernvraag daarbij luidt: “heeft de opleiding een goede kwaliteitscultuur die de ‘plan-do-check-act’-cirkel volgt?”, en die wordt beantwoord door een borgingscomité (zie 4.2.3). Dat borgingscomité voert zelf geen nieuw onderzoek maar zich baseert op:

1. de kritische reflectie door opleiding;
2. het KOPERA-rapport met groeikansen;
3. de gepubliceerde kwaliteitsfiche;
4. de opvolging besproken in het opvolggesprek;
5. de opvolging via de beleidsgesprekken.

Na een eerste doorloop van alle opleidingen, evalueerde LUCA in 2021-2022 de KOPERA-aanpak. Dat gebeurde door het bevragen van interne en externe stakeholders (studenten, voorzitters van de KOPERA-panels, opleidingshoofden, directieleden…), desktop-onderzoek en via inspirerende gesprekken met kwaliteitszorgverantwoordelijken van andere instellingen. Op basis van de verzamelde feedback werd in het najaar van 2022 ‘KOPERA 2.0’ goedgekeurd. Het betreft geen volledig nieuw kader, het behoudt de visie op kwaliteit (maar expliciteert deze beter), de bouwstenen van interne kwaliteitszorg, de kwaliteitskenmerken en de positief ervaren elementen uit de eerste ronde. De belangrijkste wijzigingen zijn:

• Een duidelijkere inbedding en koppeling van de KOPERA-cyclus in de algemene kwaliteitscultuur en beleidscyclus: opleidingen hebben niet langer een eigen beleidsplan maar formuleren op basis van KOPERA acties binnen het grotere geheel van de beleidscyclus en het LUCA-beleidsplan (zie 3.1.2). Bijkomend zorgt het balansmoment tussen de halfjaarlijkse beleidsgesprekken voor een verdieping met specifieke focus op het KOPERA-rapport.
• Het versterken van de waarderende aanpak: een panel formuleert zelf geen eindoordeel meer, maar komt tot een eindwaardering en in co-creatie met de opleiding tot de prioritering van de groeikansen.
• Een grotere aandacht voor internationale blik in de panels, en voor diversiteitskenmerken. Het aantal student-leden is uitgebreid tot twee (op vraag van de studenten zelf). De onafhankelijkheidsvereisten voor panelleden zijn aangescherpt, en het panel wordt ondersteund door een externe secretaris.
• Het uitbreiden van de panelbezoeken met het activiteitenbezoek als vast onderdeel (voorheen facultatief) voor een aantal panelleden, en de deelname van studenten aan het kennismakingsbezoek. Hierdoor krijgt een panel meer zicht op de ‘film’ van de opleiding versus de ‘foto’ (als momentopname).
• Voor het panel werd een trainingsplatform ontwikkeld met kennisclips, zodat panelleden zich op eigen tempo kunnen voorbereiden en de infobijeenkomst van het panel meer diepgang krijgt.
• Het oprichten van een borgingscomité van bestuurders en externen, dat instaat voor het finale borgingsbesluit en zich voor iedere opleiding uitspreekt over het geheel van kwaliteitscultuur en beleidscyclus.
• Het versterken van de publieke informatie rond kwaliteitszor ;waar vroeger enkel de kwaliteitsfiches op de website kwamen, wordt voortaan samen met het borgingsbesluit het integrale rapport van het panel gepubliceerd.

Het vernieuwde KOPERA-kader werd tijdens het academiejaar 2022-2023 uitgerold voor de drie opleidingen beeldende kunsten (in Brussel, Genk en Gent). Zij starten als eerste aan de cyclus ‘2.0’. Bovendien komen er in academiejaar 2023-2024 balansgesprekken voor opleidingen die in de vorige cyclus als eindoordeel ‘verbetering is noodzakelijk’ kregen (gesprekken die in de vorige cyclus niet voorzien waren, maar als nieuw element van KOPERA 2.0 meteen worden toegepast).

Dit project komt wederom voort uit de succesvolle internationale samenwerkingsverbanden en contacten van LUCA en groeide binnen de schoot van de FilmEU Europese Universiteit alliantie. Bij de uitwerking van dit project worden de medewerkers van LUCA die instaan voor het uitwerken van ons intern KOPERA kader ook betrokken. Dit garandeert dat dit Europese kader niet parallel aan het interne kader wordt ontwikkeld, maar dat beide elkaar voeden en inspireren.

ETIKETA past binnen de European Universities Strategy waarbij Europa de stap wil zetten van gezamenlijke opleidingsprogramma’s met individuele of gedeelde diplomering, naar op termijn slechts één, Europees, diploma voor deze gezamenlijke programma’s. ETIKETA bouwt verder op het gezamenlijke kwaliteitshandboek dat in ontwikkeling is binnen het FilmEU-project en werd geïnitieerd vanuit deze partners, maar werkt eveneens samen met andere partners binnen en buiten het hoger kunstonderwijs.

De European Standards and Guidelines worden binnen ETIKETA als basis voor het kwaliteitslabel genomen.

Een analyseoefening van bestaande kwaliteitskenmerken en labels, onder meer in de opleiding DocNomads (een Erasmus Mundus Joint Master), toonde aan dat deze opleiding al veel van de mogelijke kwaliteitskenmerken afvinkt. Bovendien bleek uit deze en andere vergelijkingen en bevragingen binnen het project, dat het systeem van kwaliteitsborging in eigen regie zoals geïmplementeerd binnen LUCA (en Vlaanderen bij uitbreiding), een model is dat tegemoetkomt aan de wensen van de verschillende stakeholders (instellingen, studenten, alumni, industrie, …).

Door binnen een internationaal consortium ervaringen te delen en nieuwe methodes te testen kan LUCA haar eigen kaders en methodiek vergelijken met deze van andere instellingen, en waar nodig aanpassen. Het consortium biedt hierin een veilige plek en experimenteerruimte die niet altijd even makkelijk te implementeren of te voorzien is binnen de eigen instelling. Dat wil ook zeggen dat door dit soort projecten het beleid en de kaders van LUCA deels extern worden gevoed en gestuurd. Het blijft een opdracht om de resultaten en afspraken gemaakt binnen een consortium nadien te vertalen naar de voltallige eigen organisatie.

In de schoot van het bestuursorgaan is een auditcomité actief, dat in samenwerking met de dienst interne audit van KU Leuven een auditkalender opstelt en uitvoert. Niet enkel aspecten uit de bedrijfsvoering (zoals financiële stromen, IT security of personeelsprocessen) worden doorgelicht, maar ook aspecten die dichter liggen bij het onderwijs (zoals onderwijs- en studentenadministratie), of die cruciaal zijn voor een hogeronderwijsinstelling en/of de kunstensector (zoals de problematiek van grensoverschrijdend gedrag), en zelfs de voortgang met betrekking tot opvolging van de vorige en de voorbereiding van de huidige instellingsreview.

Externe controles zijn er dan weer vanuit het regeringscommissariaat, met opnieuw aandacht voor de bedrijfsvoering en de wettelijkheid ervan (bijvoorbeeld met betrekking tot personeelsprocessen of overheidsopdrachten) maar ook terug zaken die specifiek te maken hebben met het onderwijs (zoals de communicatie over het opleidingsaanbod, de toepassing van de taalregeling, of de studentenparticipatie). Een recente bijkomende laag is die van het risicomanagement. Ook hier kan LUCA, als kleinschalige organisatie, dankbaar gebruik maken van samenwerking met de diensten van KU Leuven. Zo werd in maart 2020 een cyberaanval afgewend zonder al te veel impact op het onderwijs, uitgerekend op hetzelfde moment dat we volledig moesten omschakelen naar digitale werkvormen wegens de eerste corona-lockdown. In 2023 begon LUCA met het opstellen van fiches over de collectieve risico’s en de mitigatie ervan. Het domein IT kwam daarbij als eerste aan bod.